Knjižna odobrenja: povrati i djelomični povrati
Kako eHero automatski prepoznaje povrate u vašoj web trgovini i pretvara ih u knjižna odobrenja u Minimaxu — od prepoznavanja do potvrde, uključujući djelomične povrate i upravljanje zalihama.
Kad kupcu vratite novac, u računovodstvu je potrebno izdati knjižno odobrenje (dobropis) — dokument koji u cijelosti ili djelomično poništava već izdani račun. eHero automatski prepoznaje povrate u vašoj web trgovini i pomaže vam da ih pretvorite u knjižna odobrenja u Minimaxu.
Na ovoj je stranici objašnjeno kako postupak funkcionira, što znače pojedini statusi i koje korake još uvijek morate obaviti sami.
Knjižna odobrenja za sve glavne prodajne kanale
eHero automatski prepoznaje povrate u trgovinama Shopify, WooCommerce, Etsy, eBay i Stripe te priprema knjižna odobrenja u računovodstvenom programu Minimax.
Zahtjevi
Stavka izbornika Odobrenja (Dobropisi) prikazuje se ako imate povezanu barem jednu trgovinu (Shopify, WooCommerce, Etsy, eBay ili Stripe) i računovodstveni program Minimax. Ako imate više trgovina, na stranici možete odabrati Sve trgovine ili pojedinu trgovinu.
Osim toga, svaka pojedina narudžba mora ispunjavati dva uvjeta:
- narudžba je prenesena u Minimax i u odjeljku Narudžbe (Naročila) označena je kao Obrađeno (Procesirano),
- račun u Minimaxu potvrđen je odnosno izdan i više nije nacrt.
Razlog je u načinu izrade knjižnog odobrenja. Minimax knjižno odobrenje stvara tako da kopira izdani račun. Ako račun još ne postoji ili još nije potvrđen, knjižno odobrenje nije moguće stvoriti.
Kako eHero prepoznaje povrat
Prepoznavanje je automatsko, pa povrat ne morate ručno prijavljivati.
Kad u trgovini provedete povrat ili otkažete narudžbu, eHero to automatski prepozna. Kod Etsyja i eBaya povrati se očitavaju i pri redovitom čitanju narudžbi.
Svaki prepoznati povrat prikazuje se kao novi redak na stranici Odobrenja (Dobropisi), a narudžba u odjeljku Narudžbe dobiva ljubičastu oznaku Dobropis (knjižno odobrenje).
Klikom na oznaku otvara se stranica Odobrenja filtrirana na odabranu narudžbu.
Stvaranje knjižnih odobrenja
Knjižno odobrenje stvarate klikom na Izradi odobrenje (Ustvari dobropis) kod prepoznatog povrata. Ako želite da eHero sam pretvori potpune povrate i otkazivanja cijelih narudžbi u knjižno odobrenje, to uključite gumbom Način (Način) na stranici Odobrenja. Djelomični povrat uvijek čeka vaš klik na Izradi odobrenje.
Vrste događaja
Potpuni povrat
Kupcu je vraćen cjelokupni iznos narudžbe. Knjižno odobrenje poništava cijeli račun.
Djelomični povrat
Kupcu je vraćen samo dio iznosa. Knjižno odobrenje obuhvaća samo vraćeni dio.
Otkazivanje narudžbe
Narudžba je otkazana nakon što je račun već izdan. Otkazivanja narudžbi bez izdanog računa ovdje se ne prikazuju jer nema računa koji bi trebalo poništiti.
Kako se knjižno odobrenje stvara u Minimaxu
eHero u Minimaxu kopira izdani račun narudžbe u knjižno odobrenje
Stvaranje počinje tako da eHero u Minimaxu kopira izdani račun povezane narudžbe u novo knjižno odobrenje.
Kod djelomičnog povrata eHero prilagođava nacrt samo na vraćene stavke
Ako je riječ o djelomičnom povratu, eHero uklanja stavke koje nisu vraćene i prilagođava količine prema stvarnom povratu.
Knjižno odobrenje u Minimaxu ostaje kao nacrt
Stvoreno knjižno odobrenje ostaje u Minimaxu kao nacrt i čeka vaš pregled i potvrdu.
Zadnji korak morate obaviti sami: knjižno odobrenje u Minimaxu provjerite i potvrdite.
eHero ga namjerno ne potvrđuje umjesto vas jer je potvrđivanje računovodstvenog dokumenta računovodstvena radnja koja mora ostati pod vašom kontrolom.
Djelomični povrati podrobnije
Djelomični povrat slučaj je u kojem je potrebno nešto više pažnje.
Minimax knjižno odobrenje uvijek priprema tako da najprije kopira cijeli račun. Kod djelomičnog povrata početni bi nacrt stoga bio previsok.
eHero zato uklanja stavke koje nisu vraćene i prilagođava količine prema stvarnom povratu.
- Ako se rezultat točno podudara s iznosom povrata, nacrt je spreman. Provjerite ga i potvrdite.
- Ako iznos nije moguće točno uskladiti, na primjer kod povrata samo troška dostave ili kod povrata bez pojedinih stavki, eHero nacrt ne mijenja. Knjižno odobrenje ostaje na vrijednosti cijelog računa, a redak je označen s Prilagodite iznos u Minimaxu (Prilagodite znesek v Minimaxu).
U tom slučaju otvorite nacrt u Minimaxu, ispravite iznos na stvarno vraćeni iznos i tek ga onda potvrdite.
Kod djelomičnog povrata na Etsyju iznos knjižnog odobrenja upisujete sami (polje Iznos odobrenja), kako je naveden na vašem računu.
eHero radije ostavlja dokument koji zahtijeva kratak ručni pregled nego da automatski knjiži pogrešan iznos.
Statusi i razlozi
| Status | Značenje | Što trebate učiniti |
|---|---|---|
| Otkriveno | Povrat je prepoznat, a knjižno odobrenje još nije stvoreno. | Kliknite Izradi odobrenje. |
| Izrađeno u Minimaxu | Knjižno odobrenje u Minimaxu već postoji. | Potvrdite ga u Minimaxu. |
| Potrebna radnja | Nešto nedostaje. Razlog je prikazan ispod statusa. | Provjerite dolje opisane razloge. |
| Greška | Minimax je odbio zahtjev. Poruka o grešci prikazana je u retku. | Otklonite uzrok, a zatim kliknite Pokušaj ponovno. |
| Na čekanju | Knjižno odobrenje se ne stvara dok pretplata nije aktivna. | Aktivirajte pretplatu. |
| Riješeno ručno | Redak ste označili kao riješen izvan eHero. | Radnja nije potrebna. Po potrebi upotrijebite Poništi. |
Razlozi ispod statusa »Potrebna radnja«:
- Narudžba nije sinkronizirana — narudžba još nije prenesena u Minimax. Kliknite Sinkroniziraj narudžbu. Otvara se stranica Narudžbe filtrirana na odabranu narudžbu.
- Račun je još u nacrtu — račun postoji u Minimaxu, ali još nije potvrđen. Najprije ga potvrdite u Minimaxu, zatim se vratite u eHero i kliknite Pokušaj ponovno.
- Narudžba je već u cijelosti odobrena — cjelokupni iznos narudžbe već je odobren knjižnim odobrenjem. eHero dodatno knjižno odobrenje ne stvara jer bi se time isti iznos odobrio dvaput.
- Računa više nema u Minimaxu
- Račun je izdan u prethodnoj organizaciji
- Minimax nije bilo moguće pročitati (prijava ili veza)
- Odgovor iz Minimaxa nije stigao na vrijeme — prije ponovnog stvaranja provjerite u Minimaxu.
- Pokriveno drugim odobrenjem na ovoj narudžbi
- Provjerite iznos: način PDV-a trgovine nije poznat
Ovaj stupac prikazuje što trenutačno postoji u Minimaxu.
| Prikaz | Značenje |
|---|---|
| Osnutek + ref: Račun: 2026-140 | Knjižno odobrenje postoji, ali još nije potvrđeno. Minimax knjižnom odobrenju dodjeljuje broj tek pri potvrdi, pa je prikazana referenca na izvorni račun. Pomoću nje dokument lakše pronalazite u Minimaxu. (Prikaz u aplikaciji: Osnutek = nacrt.) |
| 2026-146 | Knjižno odobrenje je potvrđeno i ima svoj broj. |
| Osnutek + Preverite v Minimaxu | Minimax je zahtjev prihvatio, ali eHero nije dobio informaciju koji je dokument stvoren. Status provjerite izravno u Minimaxu. (Prikaz u aplikaciji: Osnutek = nacrt; Preverite v Minimaxu = provjerite u Minimaxu.) |
Kad knjižno odobrenje u Minimaxu potvrdite, eHero njegov broj automatski prepoznaje, obično u roku od jednog sata. Ništa ne morate ručno upisivati u eHero.
Zaliha
Što će se dogoditi sa zalihom ovisi o postavci Izravno otpuštanje zaliha putem fakture (Razbremenjevanje zaloge neposredno z računom) u Minimaxu.
Zalihom upravlja Minimax. Kad u Minimaxu potvrdite knjižno odobrenje, Minimax sam vraća robu na zalihu, a eHero ne radi ništa.
Pri prodaji je zalihu razdužio eHero, pa je pri knjižnom odobrenju i vraća na zalihu. Vraćaju se samo stvarno vraćeni proizvodi i to u isto skladište iz kojeg su izvorno otpremljeni.
Na taj se način zaliha nikada ne ispravlja dvaput.